経費精算は日々の営業活動に伴って発生します。
営業部門における経費精算は、厄介物扱いで恒常的に後回しにされる優先順位の最も低い作業という位置付けにあるのが実情です。その結果、営業マンと経理との間で軋轢が生じることも多く、水面下では大きな問題になっているものの、なかなか表舞台で取り沙汰されることはありません。営業マンからの経費精算書類の提出が遅くなることで、経理は大きな不満を抱えています。後から作業する経理が、頑張って残業して期日に間に合わせるという負担を強いられているのです。
経理スタッフの「もっと効率よくできるはず」という声は営業部門にも経営者にも届かないのは、会社のワークフローを俯瞰して改革するという機能が備わっていないことが原因なのです。
経費精算処理を完全自動化するには、それ相応のコストと時間が必要です。予算も時間もない、今は合理化よりも営業強化が優先事項であるといった理由で、改善提案があっても改革は先送りにされてきました。
道具は、すでに完成しています。今回ご紹介するExcelのデータベース機能を活用した経費精算システムを導入すれば、会社内に存在する問題を簡単に素早く解決することが可能になるのです。
営業マン一人一人の経費精算の効率化、経理部門での省力化は、もちろんのこと、全社、部門、部、課といった単位での経費管理データの集約が実現できます。このデータを活かした経営計画、経営戦略の立案も可能となるのです。
経費精算だけでなく、営業報告書、営業日報なども一元管理が可能となります。履歴を蓄積し、集約、分析して、次の一手を検討するためのデータベースとして活用することもできます。
JPBMではEXCELのデータベース機能を活用したシステムをパッケージ化してDVDにて提供しています。中小企業の経営支援ツールとして、その他多くの業務改善や経営情報の分析に大いに力を発揮します
